Proforma fatura nedir?
Proforma fatura (proforma invoice), satıcının satış gerçekleşmeden önce alıcıya gönderdiği, ürünleri, fiyatı ve satış şartlarını gösteren ön faturadır. Bir teklifin resmî görünümlü hâli gibi düşünebilirsiniz: alıcı ne alacağını, ne ödeyeceğini ve malı hangi şartlarla teslim alacağını bu belgeden görür.
Proforma bir vergi belgesi değildir; muhasebe kaydına girmez ve gümrük beyannamesinde esas alınmaz. Satış gerçekleştiğinde yerini ticari faturaya bırakır.
Ne işe yarar?
- Teklif ve sipariş teyidi: Alıcı proformayı imzalayıp gönderdiğinde iki tarafın üzerinde anlaştığı şartlar yazılı hâle gelir.
- Akreditif açılışı: Alıcının bankası akreditifi çoğu zaman proformadaki bilgilere göre açar. Ayrıntılar: akreditif nedir.
- Alıcının ülkesindeki işlemler: Bazı ülkelerde ithalat izni, döviz transferi ya da ön ödeme için proforma istenir.
- Peşin ve avans ödemeler: Alıcı avans ya da peşin ödemeyi proformaya dayanarak yapar.
Proforma ile ticari fatura farkı
| Proforma fatura | Ticari fatura | |
|---|---|---|
| Ne zaman düzenlenir? | Satıştan önce, teklif ya da sipariş onayı aşamasında | Mal gönderilirken, satış gerçekleştiğinde |
| Hukuki niteliği | Teklif ya da ön bilgilendirme belgesi; vergi belgesi değildir | Vergi Usul Kanunu’na göre düzenlenen ticari belge |
| Muhasebe kaydı | Kayda girmez | Satış olarak kayda girer |
| Gümrükte kullanımı | Gümrük beyannamesinde esas alınmaz | İhracat beyannamesi bu faturaya dayanır |
| Ne işe yarar? | Alıcının ödeme, akreditif açılışı, ithalat izni ve bütçe işlemleri | Tahsilat, vergi, gümrük ve istatistik |
Proformada neler yazılır?
- Başlık: “Proforma Invoice” ve proforma numarası, tarih
- Satıcının tam unvanı, adresi, vergi numarası, iletişim bilgileri
- Alıcının tam unvanı ve adresi
- Ürünlerin açık tanımı, GTİP (en az ilk 6 hane), miktar ve birimi
- Birim fiyat, toplam tutar ve para birimi
- Teslim şekli ve yeri (ör. “FCA Kayseri, Incoterms® 2020”)
- Ödeme şekli ve vadesi (peşin, vesaik mukabili, akreditif vb.)
- Tahmini yükleme tarihi ya da teslim süresi
- Ambalaj, brüt ve net ağırlık (tahmini), menşe ülke
- Banka bilgileri (IBAN, SWIFT kodu)
- Geçerlilik süresi (“Bu proforma … tarihine kadar geçerlidir”)
- Yetkili imza ve kaşe
Dikkat
Teslim şeklini yazarken yeri ve Incoterms sürümünü mutlaka belirtin: “FOB Türkiye” değil, “FOB Mersin Limanı, Incoterms® 2020”. Belirsiz teslim şekli, navlun ve risk konusunda en sık anlaşmazlık nedenidir. Ayrıntılar: Incoterms 2020.
Örnek proforma satırları
Aşağıdaki tablo yalnızca düzeni göstermek içindir; ürün adları, GTİP ve fiyatlar örnektir.
| No | Ürün tanımı | Miktar | Birim fiyat | Tutar |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Ürün A, 50 kg torba (GTİP 0000.00) | 1.000 torba | 12,00 USD | 12.000,00 USD |
| 2 | Ürün B, 25 kg torba (GTİP 0000.00) | 400 torba | 8,50 USD | 3.400,00 USD |
| Toplam (FCA Kayseri, Incoterms® 2020) | 15.400,00 USD |
Tablonun altına ödeme şekli, tahmini yükleme tarihi, ambalaj ve ağırlık bilgileri, banka bilgileri ve geçerlilik süresi yazılır; belge yetkili kişi tarafından imzalanır.
Teklifinizi alıcının diliyle hazırlayalım
Proforma, teslim ve ödeme şartlarını sizinle birlikte netleştiriyor, yazışmaları alıcıyla İngilizce yürütüyoruz.
Sık sorulanlar
Proforma fatura bağlayıcı mı?
Proforma, satıcının teklifidir; alıcı onaylayıp imzaladığında taraflar arasında sipariş teyidi yerine geçebilir. Bu yüzden fiyat, teslim ve ödeme şartlarını sonradan değiştirmeyeceğiniz şekilde, açık yazın.
Proformaya KDV yazılır mı?
İhracatta KDV hesaplanmaz; proformada da yer almaz. Yurt içi satış için düzenlenen proformalarda ise KDV bilgi amaçlı gösterilebilir.
Proforma ile ticari fatura farklı olabilir mi?
Miktar ya da fiyatta onaylanmış bir değişiklik olmadıkça aynı olmalıdır. Akreditifli satışta ticari faturanın akreditifle, akreditifin de çoğu zaman proformayla uyumlu olması beklenir.
Proformanın geçerlilik süresi ne olmalı?
Mevzuatta belirli bir süre yoktur; ham madde ve navlun fiyatlarına göre siz belirlersiniz. Fiyatlarınız oynaksa kısa tutun ve proformaya açıkça yazın.
Kaynaklar
- 213 sayılı Vergi Usul Kanunu, fatura hükümleri: mevzuat.gov.tr
- Milletlerarası Ticaret Odası (ICC), Incoterms® 2020: iccwbo.org
Yazar
Alper Azakoğlu
30 yıldır organize sanayi bölgelerindeki üreticilere dış ticaret danışmanlığı ve dış ticaret müdürlüğü yapıyor. Bilgi Bankası’ndaki rehberleri sahadaki kendi vakalarından yazıyor.