Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası

1. Amaç ve kapsam

Bu politika, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik uyarınca, Alper Azakoğlu – Azakoğlu Online Danışmanlık ve Eğitim Merkezi’nin (“Azakoğlu”) işlediği kişisel verilerin ne kadar saklanacağını ve süre dolunca nasıl imha edileceğini belirler.

Azakoğlu bir şahıs işletmesidir ve çalışanı yoktur. Bu politikanın uygulanmasından işletme sahibi Alper Azakoğlu sorumludur.

2. Tanımlar

• İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi.
• Silme: Verinin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi.
• Yok etme: Verinin hiç kimse tarafından erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi.
• Anonim hale getirme: Verinin başka verilerle eşleştirilse dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.
• Periyodik imha: Saklama süresi dolan verilerin, bu politikada belirtilen tekrar eden aralıklarla imha edilmesi.

3. Verilerin saklandığı ortamlar

Elektronik ortamlar:

• Kurumsal e-posta, takvim ve dosya saklama hesabı (Google Workspace)
• azakoglu.com web sitesinin veritabanı (form başvuruları, çerez tercihleri) ve sunucu kayıtları
• E-fatura ve muhasebe kayıtları (mali müşavirin kullandığı sistemler dahil)
• Araştırma platformu hesapları ve araştırma dosyaları
• İşletme sahibinin bilgisayarı ve telefonu
• WhatsApp Business ve reklam hesapları (Meta, Google)

Fiziksel ortamlar:

• İmzalı sözleşmeler, faturalar ve resmî yazışmalar (ofis dosya dolabı)

4. Saklama ve imhayı gerektiren sebepler

Kişisel veriler; KVKK madde 5 ve 6’daki işleme şartları devam ettiği ve ilgili mevzuatın öngördüğü süreler boyunca saklanır. Aşağıdaki hallerde veriler re’sen veya ilgili kişinin talebi üzerine imha edilir:

• İşlemeyi gerektiren amacın ortadan kalkması,
• Saklamayı gerektiren mevzuat hükmünün değişmesi veya kaldırılması,
• İşlemenin yalnızca açık rızaya dayandığı hallerde rızanın geri alınması,
• İlgili kişinin KVKK madde 11 kapsamındaki silme veya yok etme talebinin kabul edilmesi,
• Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun kararı.

5. Saklama süreleri

Veri	Saklama süresi	İmha zamanı
Sözleşmeler, faturalar ve muhasebe kayıtları	10 yıl (Türk Ticaret Kanunu md. 82, Vergi Usul Kanunu md. 253)	Sürenin bittiği yıldan sonraki ilk periyodik imha
Müşteri yazışmaları ve hizmet kayıtları	Sözleşmenin bitiminden itibaren 10 yıl	İlk periyodik imha
Müşteri olmayan görüşme ve bilgi talepleri	Son görüşmeden itibaren 2 yıl	İlk periyodik imha
Kurumsal eğitim katılım kayıtları	Eğitimin bitiminden itibaren 5 yıl	İlk periyodik imha
Ticari ileti onay ve ret kayıtları	Onayın geri alınmasından itibaren 3 yıl	İlk periyodik imha
Araştırmalarda yer alan yetkili bilgileri	Teslimden itibaren 2 yıl	İlk periyodik imha (anonim hale getirme veya silme)
Kayıtlardan çıkarılma talepleri (“tekrar işlemeyin” kaydı)	Talep geçerli olduğu sürece	—
Web sitesi güvenlik ve sunucu kayıtları	2 yıl	Otomatik silme
Web sitesi form kayıtları (veritabanında)	6 ay; ardından e-posta hesabındaki kayıt esas alınır	Otomatik silme
KVKK başvuruları ve yanıtları	Yanıttan itibaren 10 yıl	İlk periyodik imha
Çerezler	Çerez Politikası’ndaki süreler	Tarayıcıda otomatik

Bir uyuşmazlık veya resmî inceleme sürüyorsa ilgili veriler, süreç sonuçlanana kadar saklanabilir.

6. Periyodik imha

Periyodik imha yılda iki kez, Haziran ve Aralık aylarında yapılır. Her imhada, saklama süresi dolan veriler belirlenir, imha edilir ve imhanın tarihi, kapsamı ve yöntemi bir imha kaydına yazılır. İmha kayıtları 3 yıl saklanır.

7. İmha yöntemleri

• E-posta, dosya ve veritabanı kayıtları: Kalıcı silme; çöp kutusu ve geri dönüşüm klasörleri de boşaltılır.
• Araştırma dosyaları: Kişi adı, unvan, kişisel e-posta ve telefon alanlarının silinmesiyle anonim hale getirme ya da dosyanın tamamen silinmesi.
• Bilgisayar ve telefondaki dosyalar: Kalıcı silme; cihaz elden çıkarılırken disk tamamen silinir.
• Kâğıt belgeler: Kâğıt imha makinesiyle geri dönüştürülemeyecek şekilde yok etme.
• Hizmet sağlayıcılardaki kayıtlar (Google, Meta vb.): Hesap içinden silme ve sağlayıcının silme süreçleri.

8. Alınan güvenlik tedbirleri

• Kurumsal hesaplarda iki aşamalı doğrulama ve güçlü parola kullanılır.
• Web sitesi SSL ile şifrelenir; site yazılımı ve eklentiler güncel tutulur; yönetici girişleri sınırlandırılır.
• Kişisel verilere yalnızca işletme sahibi erişir; mali müşavir ve avukat yalnızca işin gerektirdiği verilere erişir ve gizlilik yükümlülüğü altındadır.
• Bilgisayar ve telefon ekran kilidi ve disk şifrelemesiyle korunur.
• Veri ihlali halinde, Kurul’a ve etkilenen kişilere mevzuatta öngörülen sürede bildirim yapılır.

9. Yayım ve güncelleme

Bu politika azakoglu.com’da yayımlanır ve yılda en az bir kez ya da mevzuat değiştiğinde gözden geçirilir.